Что такое онлайн-кассы и как выбрать подходящую

Онлайн-кассы и онлайн-чеки

Понятие «онлайн» присоединилось к кассовым аппаратам, так как в соответствии с 54-ФЗ теперь все кассы должны иметь подключение к интернету и передавать по специальным защищённым каналам информацию о продажах сразу в нескольких направлениях: покупателю (на электронную почту или по смс) и на сервер в налоговую инспекцию.

При этом касса внешне почти не изменилась, и её изначальная функция (печать бумажных чеков) сохранена, то есть при покупке продавец пробивает, как и раньше, кассовый чек и вручает его из рук в руки, а онлайн-касса отправляет электронные копии этого чека в налоговую и на электронную почту или смс клиента.

Исключение, когда можно не печатать бумажный чек — приём платежей через интернет-сайты без физического присутствия покупателя. Но не печатать бумажный не значит «не пробивать»! Чек всё равно должен проводится через кассу, фиксироваться, подписываться и электронно передаваться покупателю и в налоговую. Да, новые технологии и переход на них даются не всегда легко, это интернет-эквайринг, о нём мы тоже поговорим.

Изменился также внешний вид самих бумажных чеков и их содержание. Новые чеки обязаны содержать больше информации о продавце и о самой покупке, например:

• наименование товаров и услуг, их количество и стоимость (раньше можно было пробивать чеки без указания состава покупки, только по суммам);
• форма налогообложения продавца (УСН или ОСН);
• специальный qr-код и ссылку для проверки подлинности чека (этот код выглядит как чёрно-белый квадрат, заполненный точками-пикселями в уникальном порядке, и покупатели теперь смогут проверять легальность своей покупки и получать информацию о ней с помощью специальной программы для смартфонов, которая распознает такой qr-код с чеков и находит все данные по этому чеку в единой базе);
• если касса установлена в магазине, шоуруме, пункте выдачи, на складе и т. д., то необходимо указывать адрес помещения;
• если ведётся разъездная торговля с автомобиля, то указывается номер и модель машины;
• если оплата за товары или услуги проводится на сайте, то в чеке должен быть указан адрес сайта.

Есть ещё три часто упоминаемые в связи с новыми кассами аббревиатуры: ФН, ФД и ОФД. Давайте разберёмся и с ними.

ФН, фискальный накопитель — это встраиваемая в кассовый аппарат небольшая «коробочка». Так называемая сменная память кассы, тот самый государственный агент у вас в магазине, который призван учесть все продажи и сумму вашей выручки для контроля налоговыми органами. Фискальный накопитель сохраняет, шифрует и передаёт фискальные данные в ОФД. ФН пришёл на замену ЭКЛЗ. Без действующего и поставленного на учёт ФН любая касса превращается в простой калькулятор.

Как и раньше ЭКЛЗ, фискальный накопитель подлежит обязательной замене. На ОСН (общей системе налогообложения) — через 13 месяцев, зато на УСН, ПСН, ЕНВД — через 36 месяцев.

ФД, фискальные данные — это информация о финансовых операциях, проводимых предприятием через кассу ведения о совершенных наличных денежных расчетах, подлежащие обязательному документированию и хранению посредством контрольно-кассовой техники.

ОФД, оператор фискальных данных — важная организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Я не упоминала её выше, чтобы не запутать вас сразу. Но все данные передаются не просто «через интернет», а специальным защищённым образом через специальных операторов. Реестр зарегистрированных и получивших лицензию ОФД есть также на сайте налоговой.

С этой организацией ОФД нужно заключить отдельный договор и подключить к ним свою кассу. Стоимость обслуживания оператора на данный момент около 3000 рублей в год. Без договора с ОФД онлайн-касса, как и без фискального накопителя, не сможет работать.

Также оператор хранит фискальную информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам.

Ну и последняя, самая главная аббревиатура, которая и объединяет все эти сложные определения.

Важно! Не все модели ККМ старого образца подлежат утилизации на помойку в связи с этими изменениями. Часть из уже имеющихся в обращении касс можно модернизировать, встроив в них дополнительно ФН и настроив подключение к интернету

Модели старого образца, подлежащие доработке, занесены в специальный реестр модернизируемых моделей ККТ и утверждены Федеральной налоговой службой. В реестре перечислены и все новые аккредитованные модели касс, выпущенные в производство специально под новый закон.

Посмотреть эти реестры и другую важную информацию по кассам можно на сайте налоговой.

ПДФ-каталог с краткой инструкцией и с ценами на модернизацию и новые ККТ тоже от ИФНС можно скачать (но он медленно наполняется и не все модели пока вошли).

8 отличий фискального регистратора от онлайн кассы

При выборе подходящей онлайн кассы у покупателей часто возникает путаница в терминах и видах онлайн касс: автономные кассы, фискальные регистраторы, смарт-терминалы. Какую же кассу выбрать и чем отличается фискальный регистратор от онлайн кассы?

Онлайн кассы – это общее название всех кассовых аппаратов, которые способны передавать информацию в налоговую самостоятельно. Онлайн кассы делятся на 2 основных категории: автономные онлайн кассы и фискальные регистраторы. Таким образом, фискальный регистратор это вид онлайн кассы, который по своей сути является принтером чеков. При дальнейшем сравнении для удобства под термином “онлайн касса” будем понимать автономные онлайн кассы.

Основные отличия фискального регистратора от онлайн кассы

1. Фискальный регистратор в отличие от онлайн кассы не может работать автономно. Его необходимо подключать к компьютеру (ПК, ноутбук, планшет, POS-компьютер). Автономная онлайн касса является самостоятельной единицей.
2. У регистратора нет экрана. Экраном ему служит либо монитор компьютера, к которому он подключен, либо отдельный POS-монитор.
3. Фискальный регистратор не имеет встроенного программного обеспечения. Для работы необходима установка какой-либо кассовой программы на компьютер, к которому подключен регистратор. Онлайн касса уже имеет установленную и готовую к работе программу.
4. Фискальный регистратор легче интегрируется с товароучетными системами.
5. Скорость печати чека автономных онлайн касс как правило не превышает 100 мм/с. Такой скорости будет достаточно для магазинов с небольшим потоком покупателей. У регистраторов данная скорость может достигать 300 мм/с.
6. Чеки шириной 80 мм доступны только на фискальных регистраторах.
7. На автономных онлайн кассах не доступна функция автоматического отреза чека.
8. Онлайн кассы в отличие от фискальных регистраторов могут иметь встроенный эквайринг, что освобождает от покупки дополнительного оборудования.

Что выбрать: фискальный регистратор или онлайн кассу

Выбор вида онлайн кассы полностью зависит от специфики деятельности и ее размеров:

• При большом потоке клиентов разумнее выбрать фискальный регистратор. Быстрая печать, автоотрез, высокая надежность – не позволят очередям образоваться.
• В случае большой номенклатурной базы также удобнее работать с регистратором и полноценной товароучетной системой.
• Если поток покупателей небольшой – можно взять автономную онлайн кассу.
• При нестационарной торговле необходима онлайн касса с небольшими габаритами и аккумулятором.

Кто должен установить новые онлайн-кассы

Обязаны работать с онлайн-кассой следующие виды бизнеса (на самом деле почти все):

Освобождение от обязательного применения кассы потеряли и те категории, которые раньше могли об этом даже не думать, и зачастую выбирали эти налоговые режимы ради возможности избежать кассовой дисциплины. Это ИП — налогоплательщики ЕНВД и ПСН. До 1 июля 2018 года им тоже предстоит приобрести и научиться пользоваться ККТ наравне со всеми, а до этого момента они обязаны выдавать подтверждение оплаты по первому требованию покупателя.

Торговым или вендинговым автоматам по продаже батончиков, кофе и различных товаров не нужен продавец, но теперь будет нужна встроенная касса — также с 1 июля 2018 года.

Платежные терминалы тоже попадают под модернизацию, ведь работают с наличными и банковскими картами, и с 1 июля 2018 года вместе со всеми новичками готовятся вступить в ряды кассиров.

Самый неожиданный участок реформы — это попавшие под требование внедрить кассы с 1 июля 2018 года услуги населению: бытовые услуги (парикмахерские, ателье), услуги пассажирских перевозок, почтовой и мобильной связи, жилищно-коммунальные услуги, продажа билетов, спортивные мероприятия, экскурсии и туристические путевки и т. д.

Но с 1 июля 2018 года они смогут и дальше выдавать БСО, но уже не «вручную», а по сути БСО станет одним из видов кассового чека, «пробивать» их придётся с помощью оборудования нового образца — «автоматизированной системы БСО». Это устройство будет разновидностью кассового аппарата и требования к нему такие же — с постановкой на учёт и подключением к интернету и ОФД.

Почему онлайн-кассы — это хорошо

Минусы этих новостей мы все понимаем, но давайте посмотрим, принесут ли изменения хоть что-то приятное?

Удалённая регистрация

Теперь регистрация (постановка на учёт) ККТ происходит онлайн через личный кабинет налогоплательщика без визита в налоговую инспекцию.

Без договора с ЦТО

Обязательный договор с центром технического обслуживания ККТ больше не является обязательным условием: чтобы поставить кассу на учёт, вы можете всё делать самостоятельно, а договор заключить со специалистами по своему желанию.

Срок службы фискального накопителя

Фискальный накопитель, аналог ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая — устройство, необходимое для полного учёта доходов в целях правильного исчисления налогов), теперь для самых маленьких бизнесов (плательщиков патента, ЕНВД, УСН сферы услуг) подлежит замене 1 раз в 3 года (раньше ЭКЛЗ меняли все в равных условиях каждые 13 месяцев).

Сокращение проверок

Налоговые органы объявляют о своей цели — создании среды доверия между предпринимателями и службами контроля, и действительно, в условиях, когда все продажи фирмы в любой момент доступны онлайн контролирующим органам, доверие становится вынужденным и само собой разумеющимся следствием.

Упрощение документации

Журнал кассира-операциониста можно больше не заверять в налоговой и не вести его вручную, заполняя каждый день. Теперь вся информация автоматически формируется в личном кабинете онлайн-кассы и доступна и предпринимателю, и инспекции.

Налоговый вычет

Для ИП на ЕНВД и патентной системе налогообложения новости про применение касс до сих пор звучат как гром среди ясного неба, ведь это и дополнительные затраты, и лишние сложности для тех, кто и так в одиночку с трудом управляется со всеми бизнес-процессами! Для них отступного не будет, и надежды на поблажки оправдались только в виде небольшой «скидки»: будет предоставлен налоговый вычет за потраченные расходы на покупку онлайн-кассы при условии её регистрации в 2018 году — т. е. на сумму стоимости купленной кассы можно будет уменьшить налоговый платёж за 2018 год.

Регистрация кассовых аппаратов

25.  Если у одного юридического лица несколько сайтов, нужно регистрировать отдельные кассовые аппараты для каждого сайта?26.  У нас сейчас один сайт для нескольких юридических лиц. Можем ли мы при регистрации кассы оставить один сайт или мы должны разделить их так, чтобы у каждого юридического лица был свой сайт?27.  Есть домен первого уровня (магазин). На него зарегистрированы кассы. Нужно ли регистрировать отдельные кассы на поддомен второго уровня (этого же домена) или можно использовать кассы основного домена/магазина?28.  Что при регистрации ККТ указывать в полях «адрес расчета» и «место расчетов», если касса будет использоваться для расчетов в интернете?29. В заявлении на регистрацию в пункте про агента нет вариантов «агент», «комиссионер», «поверенный». Если мы являемся не платежным агентом, нужно ли ставить флажок?30.  Не получается зарегистрировать кассу с маркировкой «ФС». С чем это может быть связано?

54-фз в интернет-магазине: кто и в каких случаях обязан использовать кассу?