Задачи, функции и методы работы менеджера

Функции менеджера на предприятии, его должностные обязанности, разные стили управления. Пять структур отдела продаж — их преимущества и недостатки. Программные приложения для эффективного выполнения функций и командной работы менеджеров.

Краткая справка функции менеджера

Asana функции менеджера

Asana — веб-сервис и мобильное приложение для командной работы без использования традиционной электронной почты. Его создали Дастин Московитц и Джастин Розенштайн, ранее работавшие в Facebook. Первая версия проекта была представлена в 2008 году, штаб-квартира разработчиков находится в Сан-Франциско. Предлагает как бесплатное использование (в командах до 14 сотрудников), так и платный пакет услуг для больших команд.

Basecamp функции менеджера

Basecamp — инструмент проектного менеджмента на основе веб-интерфейса, впервые представленный в 2004 года командой 37signals (в феврале этого года сменившей название). Новая версия сервиса запустилась в 2012 году. На сегодняшний день проект отказался от бесплатного тарифного плана. Особенность данного инструмента управления проектами заключается в том, что здесь нет ограничения по числу пользователей даже в минимальном тарифном плане.

JIRA функции менеджера

JIRA — проприетарный продукт для трекинга задач у разработчиков, созданный компанией Atlassian. Выполняет функции баг-трекера и площадки для управления проектами. Название появилось как результат сокращенного японского произношения слова «Годзилла». Первая версия была представлена в 2002 году.

Redmine функции менеджера

Redmine — бесплатный open-source инструмент для управления проектами и баг-трекинга с поддержкой диаграмм Ганта, визуализацией дедлайнов и прогресса по нескольким проектам одновременно. Написан на Ruby on Rails, работает как кросс-платформенное решение. Продукт разрабатывается с 2006 года. Разработчики платформы не берут денег с пользователей, но все желающие могут пожертвовать произвольную сумму в фонд развития проекта или помочь идеями в разработке и дизайне. У проекта создан онлайн-центр языковой локализации продукта, поддерживаемый волонтерами.

«Битрикс24» функции менеджера

https://youtube.com/watch?v=uLM8JiBq_sc

«
Битрикс24» — социальный интранет, включающий в себя, наряду с CRM, систему управления задачами. Создан и поддерживается российской компанией «1С-Битрикс». Работает как облачный сервис, но возможна и поставка коробочной версии. По оценкам компании-разработчика, сервисом «Битрикс24» пользуются свыше 188 тыс. компаний в странах СНГ и за рубежом. Редизайн и запуск новых возможностей был представлен в прошлом году.

Trello

https://youtube.com/watch?v=isRKrzdi-g0

Trello — веб-приложение для управления задачами, разработанное Fog Creek Software. В основе его работы лежит японская философия менеджмента «канбан», популяризацией которой занималась корпорация Toyota в 80-е годы ХХ века. Все проекты здесь представлены в виде «досок» со списком задач. Интерфейс системы в результате похож на Pinterest, и «карточки» с проектами и задачами прикрепляются к каждому пользователю в команде. Работает по freemium-модели, пакет решений для бизнеса был представлен в 2013 году.

«Мегаплан»

«
Мегаплан» — облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач. Предлагает несколько масштабируемых тарифных пакетов, работает как SaaS. Особенность платформы — наличие тарифного конструктора: четких тарифов здесь нет, а итоговая цена зависит от числа сотрудников, подключения инструментов финансового учета и документооборота и желаемой скидки при оплате на год вперед.

Заработная плата

Несмотря на то, что отечественные вузы ежегодно выпускают большое количество финансовых менеджеров, представители этой профессии по-прежнему достаточно востребованы. По состоянию на середину октября 2018 года, по России было размещено около 1000 вакансий на должность финансового менеджера. Примерно для половины из них указана заработная плата в пределах 26,4-52,3 тыс. р., для 21,7% — от 52,3 до 78,2 тыс. р., а для 16,5% — не более 26,4 тыс. р.

Больше всего финансовые менеджеры получают в Москве. Уровень зарплаты в столице страны составляет примерно 60 тыс. р. Затем следует Санкт-Петербург – около 40-50 тыс. р. Также финансовые менеджеры неплохо зарабатывают в Ростове-на-Дону, Краснодаре, Сочи и других городах страны.

Организация подбора кадров на предприятии

Организация подбора кадров связана, прежде всего, с выявлением потребностей предприятия в конкретных сотрудниках. Данная процедура включает в себя расчет потребности в конкретных категориях работников. Затем проводится нормативное описание четких профессиональных требований, которые должны предъявляться к новым кандидатам на вакантные места.

Впоследствии проводится поиск персонала. Он связан с размещением информации о вакантных должностях в интернете или в других средствах массовой информации либо обращением в специальные агентства, которые занимаются трудоустройством безработных граждан. Далее проходит оценка результатов собеседований с потенциальными работниками и вынесение решения по поводу приема конкретного кандидата. Эта процедура обычно связана также с согласованием нового сотрудника руководством организации.

После того, как работник будет принят на новую должность, проводится его стажировка, и по ее результатам принимается решение о том, соответствует ли кандидат новой должности. В процессе стажировки менеджер по набору персонала знакомит нового сотрудника не только с производственным процессом в организации, но и с обязанностями, которые на него будут возложены в рабочее время. Если необходимо обучение, то оно проводится обучение под руководством менеджера.

В случае одобрительного решения по поводу принятия на вакантное место нового работника, между компанией и кандидатом на новую должность подписывается трудовой договор. Его оформление входит в обязанности менеджера по кадрам.

Функции менеджера

Задачами, которые необходимо выполнять менеджеру по персоналу, являются:

1. Обеспечение предприятия необходимыми кадрами с целью его нормального функционирования и процветания. В данном случае менеджер должен руководствоваться долгосрочными целями компании.
2. Выявление потребности в конкретных работниках и поиск источников для их привлечения. Менеджер должен сначала найти потенциальных сотрудников, а затем провести все необходимые процедуры, предназначенные для приема кадров на работу.
3. Изучение результатов предыдущей трудовой деятельности кандидатов. При этом данные результаты должны соответствовать будущей должности работника, чтобы впоследствии работа выполнялась качественно.
4. Обучение персонала и направление сотрудников на повышение квалификации в случае возникновения такой необходимости. То есть менеджер должен развивать персонал и продвигать его по карьерной лестнице.
5. В некоторых случаях менеджер по подбору кадров должен самостоятельно проводить обучение, направленное на повышение квалификации работников. В него входит обучение новым навыкам и деловым качествам, необходимых для увеличения результативности выполняемых обязанностей сотрудников.
6. Организация взаимодействия коллектива с руководством. Задача предполагает осведомление работников об изменениях в компании или о решениях, принятых руководством, а также информирование начальства о вновь прибывших или выбывших сотрудниках.
7. Менеджер должен проводить оценку трудовой мотивации сотрудников, а также анализ персонала по деловым и личностным качествам, которыми следует владеть работникам для выполнения задач предприятия. При этом выявляются потребности в обучении отдельного сотрудника, а также проводится мотивирование материальными и нематериальными методами.
8. Развитие корпоративной культуры в коллективе и обеспечение благоприятных социально-психологических условий для работы на предприятии. Разрешение конфликтов и споров также ложится на плечи менеджера по персоналу.
9. Организация документированного учета работников (ведение личных дел на каждого сотрудника и оформление трудовых договоров с персоналом компании).
10. Выявление и исследование возможных причин текучести кадров. Кроме того, менеджер по персоналу обязан следить за качественным выполнением работы сотрудников и определять социально-бытовые потребности работников с целью их последующей реализации.
11. Проверка правильного применения трудового законодательства при приеме, увольнении или перемещении сотрудников, а также для наказания/поощрения работников.

Зачем компании нужен таск-менеджер?

Пока команда небольшая, задачи можно ставить и вести во время переписки в мессенджере. Когда проектов становится много, нужно общее рабочее пространство, в котором будут вести задачи, общаться и анализировать работу. К примеру, такой путь прошло . Первое время они ставили задачи в Telegram, но с ростом компании понадобилась отдельная система для управления проектами. Сейчас команда Idea Digital использует Worksection для постановки задач, общения с клиентом и командой, обмена документами и отправки отчетов.

онлайн планировщик задачобъединяет каналы связи и помогает выстроить структуру работы над большим количеством задачускорит работу с новыми задачамиканбан-доскитаск-менеджер

1. Систематизируют процессы: разбивают проект на задачи и подзадачи, отмечают прохождение задачи по этапам, выстраивают workflow.
2. Планируют работу: в календаре, канбан-досках и диаграмме Ганта.
3. Отслеживают результаты: создают и анализируют отчеты, учитывают рабочее время, определяют, сколько ресурсов потрачено на проект.
4. Хранят файлы и собирают информацию.
5. Связывают проектного менеджера и команду с клиентом.
6. Объединяют каналы связи, чтобы всё общение и решения по работе записывались в одну систему.

Структуры отдела продаж

Чтобы отдел продаж выполнял свои основные задачи и деятельность его была продуктивной, важно правильно организовать всю структуру. Рассмотрим основные типы и приведем недостатки и преимущества каждого

Линейная структура

Вся система закреплена за одним человеком – менеджером. Он отвечает за полный цикл задач, связанных с обслуживанием клиентов. На его плечах ведение отчетов, переговоров и сделок. Руководитель отдела – это организатор и контролер в одном лице. В его непосредственном подчинении остальные работники отдела продаж. Большим плюсом линейной структуры можно назвать вовлеченность менеджера в процесс, так как вся ответственность лежит именно на нем.

Среди минусов отмечают незаменимость человека. Если менеджеру нужно, например, на больничный или он просто уволился, без него процесс встанет. Так как руководитель один, на согласование новых идей и их внедрение уходит до 80% полезного времени.

Среди минусов – незаменимость человека.

Конвейерная

Организационная структура делится на несколько отделов, за каждым из которых закреплены собственные функции. Процесс продаж можно разделить на несколько сфер: поиск и привлечение покупателей, организация и ведение переговоров, оформление документов. За каждую задачу отвечает определенный человек (люди). Менеджер, в данном случае руководитель ОП (отдела продаж), выступает в роли координатора.

Таким образом, каждый работник отвечает за выбранную сферу, что идет на пользу компании. В некоторых отделах могут работать люди, не обладающие высокой квалификацией, а это значит, расходы на их содержание невелики.

Риск структуры в вероятности возникновения противоречий между отделами. Совершенные ошибки будут спихивать друг на друга, так как каждый будет нести ответственность только за себя. Неопределенность этого плана может негативно сказаться на количестве клиентов.

Риск структуры в вероятности возникновения противоречий между отделами.

Функциональная

Есть руководитель отдела продаж, который держит связь с подчиненными, которые в свою очередь выступают руководителями собственного отделения и отвечают за его работу. Структура напоминает древо. Довольно эффективно использует ресурсы компании, но ее работа сопровождается проблемами распределения ответственности между менеджерами. Это может периодически порождать хаос и, как следствие, стопорить продажи. Но все решаемо, если составить четкий регламент работы.

Дивизионная

Формируются несколько групп, каждая из которых несет ответственность за конкретный товар. Каждая проводит маркетинговые исследования и внедряет тот продукт, который за ней закреплен. Руководитель продаж в этом случае является «центром», которому подчиняются менеджеры, возглавляющие каждое из подразделений.

Отрицательной стороной такой структуры можно назвать потребность в большем количестве персонала, чем в других случаях, особенно если товара много. Выход из ситуации – группировка продуктов по категориям.

Функционально-секторная

Классика продаж – отделы поделены по типам продаж. Например: оптовые продажи, розничные продажи, региональные продажи. Здесь база клиентов четко разделена между отделами, многообразны каналы сбыта, отсутствует конкуренция среди менеджеров.

Это основные виды структур, на которые ориентированы компании. Проанализируйте специфику вашего бизнеса и выберите оптимальную для вас стратегию. Не исключено, придется экспериментировать, выбирая оптимальный вариант.

Функции менеджера

Функции менеджера – особый вид деятельности, протекающий в управляющей системе и выполняемый особыми методами и способами. Процесс управления должен быть устойчивым, т.е. сохранять основные свойства при изменении внешней и внутренней среды. Функции разделяются на общие и частные.

Общие функции управления не зависят от объекта управления и отражают сущность процессов управления. К ним относится:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Функции менеджера разнообразны, тем не менее можно выделить три ключевые функции:

1. менеджер определяет основные задачи организации, решает вопросы распределения ресурсов, при этом несет ответственность за последствия принятого решения;
2. менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет ее и разъясняет цели организации;
3. менеджер руководит формированием отношений внутри и вне организации, мотивирует членов организации, координирует их усилия, выступает в качестве представителя организации.

Частные или конкретные функции отражают содержание процесса управления для различных объектов. Выделение функций управления связано с разделением специализации труда.

Для реализации управленческой деятельности менеджер должен выполнять следующие функции:

• административную;
• стратегическую;
• экспертно-консультативную;
• представительскую;
• воспитательную;
• психотерапевтическую;
• коммуникативно-регулирующую;
• инновационную;
• дисциплинарную.

Административная функция заключается в разработке и реализации кадровой политики, организации условий, необходимых для осуществления трудовой деятельности. Выполнение этой функции предполагает проведение анализа трудового потенциала, планирование персонала, наем, подбор, маркетинг персонала, формирование штата, расстановку, адаптацию персонала, повышение квалификации, увольнение.

Стратегическая функция заключается в планировании и прогнозе возможных событий как в сфере деятельности конкретного менеджера, так и относительно организации в целом.

Экспертно-консультативная функция требует профессиональной компетенции по поводу производственно-экономической деятельности предприятия, коммуникаций, межличностных отношений; использование в повседневной работе менеджера элементов консультирования подчиненных, проведение с ними собеседований и т.п.

Воспитательная функция должна базироваться на единстве морали, слова и дела, помощи в адаптации работников в коллективе, привитии корпоративной культуры.

Психотерапевтическая функция имеет целью обеспечение сотрудникам ощущения безопасности, уверенности в завтрашнем дне, оказания помощи.

Коммуникативно-регулирующая функция заключается в регуляции и координации индивидуальных усилий членов организации с последующей трансформацией и переводом в единственный упорядочен организационный процесс.

Инновационная функция предполагает поиск эффективных методов управления, организации работы предприятия с учетом изменений внешней и внутренней среды.

Дисциплинарная функция заключается в осуществлении контроля, мотивации деятельности персонала.

Конкретные функции менеджера могут включать в себя следующие:

• определение целей хозяйственной деятельности;
• выделение и идентификацию имеющихся проблем;
• организацию мероприятий, направленных на решение имеющихся проблем;
• поиск, обработку и использование соответствующей информации;
• рассмотрение и анализ альтернативных направлений деятельности;
• принятие определенных специфических и конкретных управленческих решений;
• разработку тренинговых программ для работающих на предприятии;
• управление и оценку деятельности работников;
• принятие решений по покупке и продаже определенных товаров и продукции;
• стратегическое и оперативное планирование;
• контроль производственного процесса;
• финансовый контроль;
• организацию эффективного использования производственных ресурсов;
• координацию деятельности всех звеньев производственного процесса и маркетинга, и т.п.

Социально-психологическая

Социально-психологические элементы являются чрезвычайно важными в работе менеджера среднего звена, так как возглавляемый им коллектив включает в себя большое количество людей, личностей, имеющих индивидуальные черты характера, жизненные позиции, способности, интересы и еще множество других особенностей. Трудовой коллектив представляет собой чрезвычайно сложное социально-психологическое звено современного общества, в котором тесно пересекаются неформальные и формальные отношения, условия работы, личностные обязанности различных людей, оплата труда, стиль и инструменты руководства, а также масса других факторов, оказывающих непосредственное влияние на формирование психологического климата внутри коллектива и, следовательно, на результаты совместной работы.

С этой точки зрения основные задачи и функции менеджера включают в себя формирование активного коллектива. Он должен способствовать развитию трудовой деятельности, а также развитию личных качеств во всех членах доверенного ему коллектива. Все больше и больше современные менеджеры занимаются различными конкретными социальными проблемами, которые касаются изменения мотивов и стимулов труда, а также действующей системы оплаты в зависимости от того, насколько эффективными были результаты совместной работы.

Именно поэтому преимущественное большинство инструментов и технологий управления персоналом, которые складывались в советские времена и брали в качестве основы командно-административные принципы, в наше время предусматривают кардинальные изменения.

II. Должностные обязанности

Менеджер по продажам:

1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.
2. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.
3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
4. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
5. Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
6. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.
7. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).
8. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
9. Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей; пр.
10. Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.
11. Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).
12. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
13. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
14. Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.
15. Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.
16. Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно- правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
17. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
18. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.
19. Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках.
20. Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.
21. Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, мерчандайзеров, торговых агентов, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.

Стили управления командой

«Управление командой проекта – это, прежде всего, грамотное использование потенциала каждого из сотрудников с учетом его уровня зрелости как специалиста, а также тонкое регулирование особенностей взаимодействия между членами команды», – отмечает Александра Романцова. По мнению эксперта, принадлежность к успешной команде, защищенность, гарантия уважения и возможность быть услышанным – это 70% мотивации участника оставаться в команде и отдаваться проекту. «Тот, кто решился на управление командой, должен понимать, что баланс между поддержкой и интересными вызовами – это единственная гарантия постоянного развития команды», – резюмирует Александра.

Не менее важны, по опыту эксперта, организационные действия по управлению командой в зависимости от ее уровня развития

«Например, если команда находится на этапе формирования правил работы, то и разработке, и поддержке этих правил следует уделить должное внимание, – объясняет Александра. – В противном случае к концу проекта можно получить не команду, а набор специалистов, которые никогда больше не захотят работать вместе»

Как говорит эксперт, можно выделить три основных стиля управления проектной командой.

Авторитарный стиль. Подразумевает, что и власть, и ответственность находится в руках руководителя проекта. Он же устанавливает цели и выбирает средства их достижения, общается с командой «сверху вниз». При таком стиле управления легче организовать порядок, предсказать результаты и сократить сроки выполнения. Его существенный недостаток – инициатива членов команды проекта часто сдерживается, и хорошие решения могут просто не прозвучать.

Демократический стиль. Предусматривает, что лидер делегирует полномочия, но ключевые все-таки оставляет за собой. Коммуникация проходит в двух направлениях – «сверху вниз» и наоборот. Стиль хорош тем, что позволяет усилить личные обязательства команды, ведь ее участники принимают непосредственное участие в управлении. Но реализация такого стиля может потребовать больше времени.

Либеральный стиль. Тот, при котором лидер снимает с себя ответственность и практически отказывается от власти. Коммуникации – в основном горизонтальные. Такие группы часто могут работать в режиме самоуправления, реализовывать проект так, как это видит команда, без вмешательства лидера. Но такой подход может приводить к тому, что команда теряет скорость и направление движения.

Читайте еще:
Курс молодого босса: как развить ключевые навыки для управления командой

Должностные обязанности

В компетенцию категорийного менеджера входит несколько важных функций.

• Закупка и последующий контроль за запасом товаров. Данная функция предполагает работу с поставщиками изделий, контроль за сроком годности продукции.
• Контроль за ценообразованием. Категорийный менеджер должен осуществлять прогнозы темпов сбыта ассортимента, а также следить за наценками на продукцию.
• Стимулирование продаж. Данная функция включает в себя запуск рекламы, рекламных акций, проведение распродаж.
• Формирование ассортимента. Менеджер должен тщательно изучать спрос потребителей на данную категория, осуществлять анализ ассортимента конкурентов, расчет прибыли с продаж.

Помимо этих основных задач, категорийный менеджер также должен координировать работу всех мерчендайзеров и экспедиторов, искать поставщиков с максимально выгодными условиями и налаживать связи с постоянными поставщиками. Кроме того, такой специалист на производстве обязан утверждать маркетинговые планы и проекты для максимально быстрого сбыта ассортимента, проводить анализ прибыли товаров в отдельности и всей категории в целом. Такой специалист может разрабатывать оптовые и розничные прайс-листы, организовывать хранение и доставку продукции. В его компетенцию входит и планирование количества объемов товара для сбыта и для поставок. При этом данный работник не отвечает за правильность процесса ценообразования и за формирование баланса. Специалист лишь обозначает максимально выгодные цены на продукцию ассортимента. Ее оформление входит в компетенцию других сотрудников.

Задачи, стоящие перед категорийным менеджером, можно условно разделить на две крупные группы:

• осуществление запланированного товарооборота и получение прибыли;
• организация всех необходимых поставок товаров и установление связей с поставщиками.