Анализ эффективности работы отдела продаж

Сбор данных для анализа

Естественно перед тем как заняться анализом продаж нужно сначала собрать данные над которыми мы будем работать. В продажах есть некие показатели эффективности (чаще называют KPI-ключевые показатели эффективности). У каждого уровня менеджмента свои показатели эффективности. К примеру если вы супервайзер или директор магазина, то скорей всего вы будете смотреть на такие вещи как товарооборот, процент проданных аксессуаров и услуг, оценивать средний чек и конверсию покупателей. А если вы руководитель уровня директора филиала, то вас больше будет интересовать маржа, выручка с квадратного метра, OIBDA и EBITDA. Для владельца бизнеса важна чистая прибыль и срок окупаемости вложений. Это лишь грубые примеры, но они показывают на сколько разнятся KPI в зависимости от уровня менеджера.

Поэтому вам как управленцу нужно сформировать список тех KPI  по которым можно измерить эффективность ваших подчиненных. Так же для осуществления анализа продаж необходимо составить — воронку продаж.

Учет объективных факторов при анализе продаж

При анализе продаж и планировании результатов необходимо учитывать объективные факторы которые могут сказываться на продажах. Их можно выделить несколько:

• сезонные факторы. В продажах всегда есть сезон. К примеру если вы продаете водонагреватели, то сезон будет с середины весны, по конец лета. Это не значит что их не будут покупать зимой. Просто нужно закладывать сезонный рост или падение.
• географические факторы. Средний чек магазина находящегося в престижном районе города всегда выше чем в обычном спальном. Или если ваш магазин находиться далеко от метро, то трафик будет намного меньше чем у магазина находящегося в торговом центре в 2-х шагах от метро.
• рыночные факторы. Если ваш конкурент запустил супер распродажу с безумными скидками и мощной рекламной поддержкой, то падение продаж будет ожидаемо.

Показатели эффективности

Чем могут помочь качественные показатели менеджера по продажам? Прежде всего определить вклад, который он делает в работу предприятия, а также решить насколько перспективно иметь сотрудника у себя в штате. Качественными показателями работы человека принято считать:

• Уровень профессиональной подготовки;
• Мотивированность и вовлеченность в общее дело;
• Приверженность традициям компании и корпоративной культуре в целом;
• Постоянное совершенствование своих навыков, а также непрерывное изучение рынка;
• Ежедневное общение с клиентами и его эффективность;
• Проведение презентаций и переговоров и их результативность;
• Проведение анализа деятельности организации.

Четыре опасных заблуждения менеджеров по продажам здесь>>

По количественным показателям порой легче понять насколько сотрудник эффективен в данный период времени. Можно косвенно оценить, какую прибыль он принес компании. Не стоит забывать и об особенностях работы самой фирмы, например, о сезонности бизнеса, о рекламе и прочих важных показателях. Так, количественными составляющими оценки работы сотрудника принято считать:

• Объем продаж;
• Прибыль от продаж;
• Рост числа продаж и прибыли;
• Отношение новых клиентов к потерянным;
• Динамика увеличения чиста постоянных клиентов;
• Конверсия и показатели воронки продаж;
• Время, затраченное на проведение личных встреч, работы по телефону, e-mail-переписку;
• Размер дебиторской задолженности.

По каким направлениям проводится анализ продаж?

Для успешного ведения бизнеса необходимо периодически собирать и анализировать данные по торговле в целом, а также относительно товарных групп и линеек и каждого конкретного наименования реализуемой продукции.

Анализ продаж проводится по различным направлениям

Одним из направлений анализа является исследование динамики роста продаж. Такой анализ позволяет оценить прибыль компании и рост дохода, а также эффективность продажи товаров в кредит. Анализ равномерности продаж проводится в различные периоды с учетом сезонного спроса на те или иные товары. Следующее направление – это рентабельность продаж. Она позволяет выявить особенно прибыльные товары и убыточную продукцию

Такие данные необходимы для того, чтобы уделить внимание тем товарам, которые приносят максимальную прибыль, и устранить продукцию с низкой рентабельностью. Факторный анализ показывает, что влияет на интенсивность торговли

Проводя аналитическую работу в этом направлении, учитываются такие факторы, как изменение прибыли, ассортимента, себестоимости продукции, конечной цены товаров.

Таким образом, проведя всесторонний анализ можно выявить причины спада продаж и принять меры по повышению конкурентоспособности бизнеса.

Что показывает анализ объема продаж?

Данный вид анализа является малоинформативным, в основном он отражает общее состояние бизнеса. Однако пренебрегать этой позицией аналитической работы нельзя, поскольку она позволяет решить такие задачи, как:

• Определить, какие товары приносят наибольшую прибыль, и сделать упор на их реализацию.
• Выявить недостатки в работе продавцов и менеджеров.
• Спланировать закупку товаров.
• Определить ассортимент.
• Выявить сезонность товаров.

Анализ объема продаж позволяет решить широкий круг задач для повышения прибыли компании

Анализ объема продаж необходим для организации маркетинговых действий и регулировки работы персонала.

Для чего необходим анализ прибыли от продаж

Прибыль от продаж – это главный показатель эффективности работы компании и получаемого чистого дохода. Для стабильной работы компании необходимо, чтобы прибыль была выше среднего уровня. В противном случае процесс развития бизнеса будет тормозиться и снизится мотивация сотрудников.

Снижение прибыли продаж – тревожный фактор

Прибыль рассчитывается по специальной формуле, которая определяет разность между доходами компании и расходами, направленными на реализацию продукции. Расходы формируются из затрат:

• на организацию управленческой деятельности;
• проведение рекламных мероприятий;
• обучение персонала;
• себестоимости реализуемой продукции;
• торговых наценок;
• общего объема продаж.

Кроме того, на прибыль влияют объемы активных и холодных продаж, лояльность и конверсия покупателей.

Для чего нужен анализ рынка продаж?

Исследование рынка проводится как перед открытием бизнеса, так и на последующих этапах деятельности. Это необходимо для определения:

• возможностей сбыта продукции;
• оценки деятельности конкурирующих компаний;
• определения целевой аудитории;
• выявления решающего фактора, дающего конкурентное преимущество.

Главные аспекты анализа рынка

Анализ рынка позволяет прогнозировать спрос на определенные виды товаров, формировать ассортимент, привлекать целевую аудиторию, находить альтернативные варианты реализации.

Какие методы используются для анализа продаж?

Для того чтобы проверить работу торгового предприятия, можно использовать различные инструменты и методы анализа.

ABC-анализ товаров

Однако этого недостаточно для успешного планирования развития бизнеса. Поэтому применяются такие методы анализа продаж, как:

• исследование целевой аудитории;
• конверсия;
• лояльность покупателей;
• ценность клиентов;
• удержание покупателя.

Для определения перечисленных факторов применяется XYZ-анализ покупателей, а также проводятся опросы.

Таким образом, всесторонний анализ продаж позволяет выявить слабые стороны управленческой деятельности и маркетинговой стратегии бизнеса, определить спрос и планировать ассортимент, а также находить эффективные методы привлечения и удерживания клиентов.

ABC + XYZ (кросс-анализ)

Теперь можно совместить оба метода, то есть провести кросс-анализ

Есть 2 способа — последовательный и параллельный.
 
Если нужно разработать стратегию продвижения определенных товаров, подойдет последовательный метод.
 
Вы определяете важность каждого критерия и выстраиваете оптимальную структуру анализа и последовательность шагов. Сначала применяете один вид (ABC или XYZ) и один (самый важный) критерий, далее — анализируете полученные группы с помощью другого вида и критерия (менее важного) и т.д.
 
Допустим, чтобы оптимизировать пространство на складе, стоит в первую очередь провести XYZ по стабильности продаж, затем — ABC по объему продаж, и наконец — ABC по обороту.
 
Вот визуализация еще одного варианта:
 

 
Плюс — удобно работать с большим массивом данных (ассортиментом магазина или большой товарной группой).
 
Если ваша задача — разработать рекомендации для работы с товарами каждой категории, лучше применять параллельный метод

Это построение матрицы по заданному количеству критериев (для ABC можно использовать несколько критериев), после которого вы анализируете категории из всех ячеек.
 
Так выглядит матрица:
 

 
Вот вариант с несколькими критериями:
 

 
Построение матрицы требует внимания и сосредоточенности. Поэтому метод подходит, если ассортимент не очень широкий.
 
Иногда некоторые ячейки остаются пустыми. Возможные причины: нет товаров со стабильным спросом, или по установленным коэффициентам ни одна категория товаров не попадает в определенную группу.

Как понять, что бизнес стал проблемным?

Обычно для проведения аудита своего бизнеса предприниматель задумывается тогда, когда возникают сложности. Рассмотрим стандартные ситуации, когда предпринимательство считается проблемным и требуется срочный анализ эффективности отдела продаж.

Первое, что следует сделать, ответить на вопрос, сколько лет существует компания, и какое количество работников в штате. Численность полноценного бизнеса от 30 человек и больше.
Второй вопрос – какое количество начальников и подчиненных на предприятии. Для того, чтобы рядовые сотрудники эффективно работали, необходимо, чтобы над ними были профессиональные руководители

Важно: руководство должно проводить оперативные собрания, управленческие мероприятия, держать под контролем менеджеров по рекламе, не допуская бездействия
Также, необходимо обратить внимание на соотношение количества подчиненных специалистов и начальников. В случае одного руководителя на большой отдел продаж из 10 человек вряд ли стоит рассчитывать на интенсивную отдачу.
Сколько рабочего времени в день и в неделю занимают обязанности владельца
Настоящий директор, у которого все хорошо с делами в бизнесе приезжает в офис несколько раз в неделю, и проводить анализ текущей работы

Обратить внимание на то, какие документы подписывает непосредственно собственник компании. Считается, что настоящий директор должен ставить свою подпись только на учредительных документах, для всего остального есть исполнительные директора и управляющие.
В идеале управлять расчётным счётом и финансами должны специально обученные люди – финансиста. Если всем занимается сам собственник, то он, скорее всего, исполняет обязанности управляющего своего рабочего места.
Размер ежемесячной прибыли. Считается, что достойный и перспективный бизнес должен приносить владельцу доход, как минимум больше того, который он мог бы заработать, работая по найму. Поэтому, если доход не стабилен и есть вероятность его уменьшения, в случае неблагоприятных условий, то такая компания являться успешной не может. А также, следует честно ответить на вопрос, какова перспектива развития бизнеса в ближайшее время и увеличения дохода?
Количество приобретенного имущества за время деятельности компании. Успешный владелец бизнеса должен уметь сохранять денежные средства и вкладывать их в имущество (квартира машина, дача и прочее).
Кто занимается привлечением корпоративных клиентов? Корпоративный заказчик нужный клиент для компании. Заключение договора на поставку продукции такому покупателю способствует быстрому росту доходов. Но странно то, что поиском корпоративных потребителей не занимается никто или занимается только директор. У него в силу нехватки рабочего времени нет возможности привлечь серьёзное количество клиентов или переманить их от конкурентов.
Активность менеджеров по проведению выездов к клиентам. Главная задача сотрудника – проводить много холодных звонков и переводить их в личные встречи с потенциальным покупателем. Особенно это касается корпоративных клиентов на крупные суммы договоров, в переговорах с которыми важен личный контакт. Да бывают сложные клиенты, с которыми нужно провести 2-3 встречи и обсудить несколько раз важные детали договора.
Периодичность проведения тренингов.

Где полезен аналитик по продажам

Коротко: везде, где есть продажи. Бизнес, нацеленный на реальное управление процессами, а не на хаотичные действия, обязан осуществлять учёт и контроль. Особенно в продажах.

Когда компания активно распространяет свой продукт — товар или услуги, по сделкам непрерывно накапливаются большие объёмы данных. Это тем более требует наличия специалиста, способного привести в порядок цифры и сделать на этой основе практически применимые выводы.

Выводы его должны заключаться в конкретной констатации явлений и в рекомендациях

Крайне важно правильно интерпретировать процессы, связанные с продажами, чтобы видеть их первопричину. Если аналитик справляется с этой задачей, бизнес всегда понимает, какие причины породили те или иные следствия и отразились в изменении динамики продаж

Понимая истоки процессов, вы понимаете тенденции и строите прогнозы. Задача аналитика, проведя первоначальный этап анализа, предсказать направление развитие ситуации. Это касается рынка в целом и деятельности компании. То есть, он объясняет, в каком направлении движется бизнес при текущей «архитектуре» процессов.

Если прогноз не устраивает руководство компании, необходимо принять меры по корректировке направления развития. Здесь тоже вступает в игру аналитик. Имея на руках детальную информацию о происходящем и о перспективах компании, он должен предоставить на согласование конкретные меры по управлению продажам. Задача — улучшить рентабельность и производительность, начав с оптимизации процесса продаж.

Этот специалист берёт на себя своего рода функцию аудита внутри компании. Результаты своих изысканий он должен в лаконичном и понятном виде изложить коллегам, руководству, стейкхолдерам для того, чтобы те приняли эффективное решение.

Иногда аналитика нанимают на аутсорсе. Да, он окажется не настолько погружен в процессы, но для масштаба некоторых компаний это будет приемлемо. Тем более, если услуги или товар в большей степени реализуются через интернет, и все данные сравнительно легко доступны.

В крупном бизнесе с большой и сложной структурой производства, издержек и цепочек продаж такой аналитик будет важным сотрудником в штате. Его деятельность будет включать в себя:

• Анализ рынка и конкуренции. Для повышения доли рынка и охвата компании, поиска возможных направлений развития, формирования стратегии продаж, маркетинга, коммуникаций.
• Анализ отрасли в целом и прогнозы по ней.
• Сбор и анализ данных о продажах. Потенциально — более подробное исследование всех аспектов деятельности компании.
• Оценка влияния макроэкономических и политических рисков.
• Составление отчётов о продажах, исследования рынка, а также других информационных материалов по результатам работы.
• Работа с большими данными вместе с отделом разработки.
• Описание бизнес-процессов, связанных с продажами: поиск клиентов, коммуникация с ними, точки касания, обратная связь, гарантии, программы лояльности.
• Тесная работа с командой менеджеров по продажам и отделом маркетинга, предоставление консультаций и метрик.
• Поиск возможностей для оптимизации бизнес-процессов.

Учитывая обилие коммуникаций и процессов, завязанных на интернет, обязанность его также в том, чтобы отлично владеть софтом для аналитики и запуска продаж в интернете. Обязательно умение работать с CRM и сквозной аналитикой.

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц

• Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
• Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
• Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее

Цифры о нас

Мы, компания АНАЛИТИКА ПЛЮС,  с 2012 года помогаем нашим клиентам работать с данными — находить полезные инсайты и использовать эту информацию для увеличения прибыли компании.

За это время мы разработали и внедрили решения для различных отраслей и направлений бизнеса:

• анализ продаж,
• прогнозирование эффективности промо-акций,
• отслеживание воронки продаж по конкретной кампании с показателями конверсии на каждом этапе,
• сегментация по различным методам: ABC, RFM и т.д.,
• ключевые показатели интернет-маркетинга,
• анализ товара на складах,
• аналитика для отдела кадров (карточки сотрудников, обучение, анализ KPI и т.д.),
• анализ финансовых показателей
• и многое другое.

Хотите узнать, как провести анализ и сделать отчеты быстро?

Управление финансами

Список анализируемыех показателей:

• L2L Выручка, % — Отношение средних выручек за день в заданном периоде и средних выручек за день в предыдущем эквивалентном периоде.
• Торговая наценка, % — Отношение выручки к себестоимости.
• Себестоимость, руб. — рассчитанная себестоимость товаров по данным БЗ/Инталева
• Валовая прибыль, руб. — Разница выручки и себестоимости.
• Операционные затраты — Операционные затраты
• Чистая прибыль — Чистая прибыль

• Доля операционных затрат от выручки, % — Соотношение операционных затраты к выручке
• Доля ФОТ от выручки, % — Доля затрат на ФОТ в выручке
• Доля аренды от выручки, % — Доля затрат на аренду в выручке
• Товарные запасы — Товарные запасы. Количество товара и его стоимость.
• Оборачиваемость ТЗ – Оборачиваемость товарных запасов
• Кол-во start-up, шт. — Число планируемых/сданных магазинов из перечня плановых дат сдачи стартапов
• Кол-во действующих объектов — Количество магазинов за период, по которым была выручка.
• Сметная стоимость инвестиций по новым объектам
• Факт.стоимость инвестиций по новым объектам
• Плановый срок окупаемости по новым объектам
• Факт. срок окупаемости
• Остаток денежных средств
• Общий CF
• Кредитный портфель
• Депозиты
• Эффективная ставка %

Измерения и фильтры

• Период (год, месяц, день недели, дата)
• ЦФО
• Группа ЦФО
• Статья
• Группа статей
• Дивизион
• Сценарий
• Направление
• ЮЛ
• Статья ДР + Иерархия статей ДР
• Справочник ТЦ
• Объект
• Статус
• и другие …