Гост р 55269-2012 системы менеджмента организаций. рекомендации по построению интегрированных систем менеджмента (переиздание)

ВОЗНИКНОВЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (СМК)

История возникновения СМК ведет к началу индустриальной революции, когда был развит однотипный вид деятельности. Например: ремесленник — управлял и контролировал не только разработку и проектирование своей продукции, но и ее производство, продажу и, соответственно, качество.

В ходе промышленной революции в XIX веке в Британии возникали мелкие мастерские, которыми руководили ремесленники. Именно эти ремесленники послужили базой образования первых производственных объединений, хотя в то время это были только объединения приятелей. Первыми, кто организовался в такие объединения еще в далеком 1825 году, были искусные ремесленники, столяры, портные и текстильные производители.

Эра ремесленников длилась примерно до 1910 года. Во время Первой Мировой Войны усиливается значение контроля за качеством из-за отсутствия сильных кадров и использования плохо обученных или вновь поступивших сотрудников.

Между тем, по мере того как развивалась наука, техника и технология, предприятия становились еще крупнее, владелец больше не мог присутствовать постоянно и везде, поэтому решения стали принимать и выполнять другие назначенные лица, но не с той же заинтересованностью, что была бы в случае с ремесленником. Следовательно, значение вопросов качества возрастало, так как теперь не только предприятие ощущало последствия ошибок, но и широкий круг потребителей. Например, ошибка в производстве лекарств могла стать причиной многих смертельных исходов при лечении; неисправность электрического контакта могла парализовать целую промышленность; а неисправность газового оборудования могла вызвать взрыв. Это вызвало необходимость пересмотреть подход к управлению, вызвав потребность в новой системе — системе менеджмента качества (СМК).

По мере того, как на крупных предприятиях расширялся штат сотрудников, создавались различные производственные подразделения, в изготовлении продукции стали принимать участие многочисленные отделы, качество изготовляемой продукции начинало теряться по причине сложности контроля всех подразделений, участвующих в производстве, что отрицательно отражалось на удовлетворении нужд  потребителей.

Под влиянием всего  этого, постепенно, на производствах усиливалась роль инспекции и контроля качества, что привело к формированию отдельных организационных структур, называемых Отделами Контроля Качества, которые и начали осваивать такие области, как стандартизация, предупреждение ошибок и анализ жалоб потребителей. Дальнейшее развитие системы менеджмента качества (СМК) происходило в области надежности инжиниринга, проектирования и разработки изготавливаемой продукции.

 Для стимулирования производства качественных товаров в 1990-х годах появляются многочисленные премии Качества в США, а во многих других странах учреждены ежегодные награды за качество, как например, Европейская Премия Качества, которая присуждается за достигнутые результаты и за перспективы развития.

Документация СМК

ЧТО ТАКОЕ ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК?

Документация СМК – это документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы. Различают: — предписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; — подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК?

Эффективно работающая СМК содержит несколько уровней документации. Процедура управления документацией в системе менеджмента качества  распространяется на: — основные внутренние документы: политика в области качества и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, документированные процедуры, записи по качеству, организационно-распорядительная документация; — вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы; — документы внешнего происхождения:  государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, нормативная и технологическая документация внешнего происхождения

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК

Работа по управлению документацией СМК должна включать: 1.планирование выпуска или изменения документа; 2.разработку и обеспечение адекватности до издания; 3.согласование и утверждение; 4.выпуск и идентификацию; рассылку и  обеспечение доступа; 5.усовершенствование; 6.хранение; 7.аннулирование и изъятие.

Логика построения документов СМК:

1.Документирование – это всего-навсего отражение процессов. 2.Информация упоминается только один раз, а в остальных местах – только ссылки. Принцип написания документации СМК: необходимо записывать то, что делаешь и необходимо делать то, что записано. Документация СМК должна периодически анализироваться и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документацией. Бездумная разработка всевозможных инструкций сковывает практическую работу.

Требования к документации СМК:

системность, функциональная полнота, адекватность, идентифицируемость, адресность, простота, актуализированность. Критерий правильности документа СМК: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений. Благодаря документированным процедурам и рабочим инструкциям сотрудники имеют возможность знать весь процесс от начала до конца, по разработанным формам строится четкая запись всех результатов работы. Если требования к документации СМК по ISO выполнены, то в результате должно получиться точное руководство по качеству и хорошие процедуры, адекватно описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Структуру документации Системы Менеджмента Качества (СМК) можно представить в виде так называемой «Пирамиды документации СМК»:

РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Для разработки документации СМК предприятия можно воспользоваться Типовыми образцами (шаблонами) документации Системы Менеджмента Качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2015:

1. Политика в области качества 2. Цели в области качества 3. Руководство по качеству 4. Процедура управления документацией 5. Процедура управления записями 6. Процедура управления внутренними аудитами 7. Процедура управления несоответствующей продукцией 8. Процедура корректирующих действий 9. Процедура предупреждающих действий  10. Описание процессов 11. Входы-выходы (материальный обмен) 12. Информационный обмен 13. Критерии и методы (показатели результативности) 14. Карта процесса 15. Анализ данных по процессу 16. Контрольный вопросник для проведения внутреннего аудита 17. Должностная инструкция ПРК 18. Форма выдачи Задания для по разработке и внедрению СМК 19. Матрица соответствия документации СМК 20. Приказ о внедрении СМК 21. Приказ об апробации и внедрению документации СМК 22. Приказ о проведении внутреннего аудита СМК 23. Приказ о разработке документации СМК 24. Форма фиксации наблюдений 25. Конкурентный лист 26. Список одобренных поставщиков 27. Анкета удовлетворенности потребителей 28. План мероприятий по устранению несоответствий и выполнению корректирующих действий

Что главнее?

Вопрос приоритетов — он философский. Для меня приоритетны все направления, для главного эколога — ИСО 14000, для службы охраны труда — OHSAS 18000, для лаборатории — качество. Я думаю, в нашем случае без одной системы не существовало бы другой. Конечно, больше всего взаимодействуют между собой экология и охрана труда, но качество — основополагающее.

Когда у предприятия уже есть система менеджмента качества, ему намного проще разработать остальные системы, потому что она является базовой. В ней и политика, и процессы. Процессный подход и PDCA хорошо работают именно в системе менеджмента качества. И эта система объемнее, она включает в себя и инфраструктуру, и взаимодействие с потребителями, и, допустим, жизненный цикл продукции — начиная от поставки сырья, производства и заканчивая логистикой, продажей потребителю. Я бы даже сказал, что экологический менеджмент и охрану труда намного проще внедрить и сертифицировать, нежели качество. Поэтому на многих предприятиях нефтегазовой отрасли интегрирована система, состоящая только из экологии и охраны труда.

Ниже — схема взаимодействия процессов на Афипском НПЗ.

Ради покупателя

В настоящее время все чаще ходят разговоры о том, что сертификаты ИСО можно купить — то есть их внедряют формально. Мы выбирали орган по сертификации, который имеет аккредитацию в Швейцарии, — SGS Vostok Limited. Это надежная компания, у которой можно заработать сертификат лишь реальным трудом.

Орган по сертификации имеет огромное значение для наших партнеров. Все нефтяные компании — «Лукойл», «Газпром», «Роснефть» — сертифицированы организациями, которые имеют международную аккредитацию. Самый первый сертификационный аудит мы проходили в Bureau Veritas, а потом перешли в SGS. Они одного уровня, но SGS проводит дополнительные лабораторные исследования, и мы выбрали единого поставщика услуг — так удобнее.

ИСМ работает эффективно: в прошлом году был ресертификационный аудит, мы прошли его без единого несоответствия. Как у такого большого предприятия нет ни одного несоответствия? Легко — потому что система работающая, она зрелая. Внедрение любой системы направлено на то, чтобы был доволен заказчик, конечный потребитель. Он у нас удовлетворен, нет ни одной рекламации, это самый важный показатель.

Совместимость инструментов и подходов

Все инструменты хорошо совмещаемы, так как все стандарты основаны на процессном подходе и на цикле Деминга. Эти методы работают и в экологии, и в качестве, и в охране труда.

Если говорить о трудностях, то это, наверное, какие-то статистические методы. Сейчас сложности есть в работе с рисками, с их определением и мероприятиями по предотвращению. Потому что 
до выхода новых стандартов
 риски были определены только по охране труда. А сейчас в новых версиях появился риск-менеджмент, по нему часто возникают вопросы.

Приведу пример. Есть основополагающий процесс — стратегическое развитие. Какие могут быть риски? Главный — приостановка деятельности предприятия

И здесь важно различать риски и риск-факторы. Риски — это возможность возникновения какого-то опасного события, а риск-факторы — это те действия, которые могут способствовать возникновению события

Их часто путают, люди считают, что риск — это нарушение требований законодательства в области охраны труда или, допустим, смена политики управляющей компании. Но на самом деле это — риск-факторы. А риск конкретный — это опасная ситуация, которая может привести к глобальным последствиям, таким как приостановка действия предприятия, а это уже крупные финансовые потери. 

В текущем году, когда приезжали аудиторы, были вопросы по рискам, мы проводили мероприятия по улучшению. Работа с рисками нам еще предстоит: в следующем году мы будем переходить на ИСО 45001, там тоже будут изменения, связанные с рисками.

О сопротивляемости сотрудников, трансформации риск-ориентированного подхода в Афипском НПЗ и направлении внутренних аудиторов читайте в следующем материале.

Анализ существующей ситуации в организации и обучение персонала

Разработку и внедрение системы качества необходимо оформить как проект, имеющий свои цели, свои сроки, свои ресурсы. Поэтому прежде чем начинать анализ существующей ситуации необходимо организовать работы по проекту внедрения системы качества. Для этого, во-первых, руководство организации должно хотеть и иметь возможность административно поддерживать проект системы качества, во-вторых, должно выделить на этот проект ресурсы.

Работы первого этапа состоят из следующих основных шагов:

Шаг 1. Издается приказ по предприятию о начале работ по системе качества.

В приказе указываются:

цель начала работ;

ответственный за систему качества от руководства организации (лицо рангом не ниже зам. ген. директора);

состав рабочей группы по внедрению системы качества.

При выполнении этого шага необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. При выборе ответственного за систему качества от руководства организации необходимо учесть, чтобы этот человек обладал реальными властными полномочиями, достаточными для воздействия на руководителей любых подразделений организации и имел свободное время для контроля за ходом проекта.

2. Состав рабочей группы, непосредственно занимающейся системой качества должен быть не более 5-7 человек.

Для малого предприятия (до 100 человек) группа может выглядеть следующим образом:

Руководитель группы – руководитель службы качества организации (должен уделять не менее 50% рабочего времени вопросам построения системы качества, лучше, когда все 100%). Он же может являться и единственным сотрудником этой службы;

Участники рабочей группы – ключевые сотрудники подразделений, знающие как работает подразделение (должны уделять не менее 5-10 % своего рабочего времени вопросам построения системы качества помимо основной работы).

Пример Положения о Службе качества и должностных инструкций ключевых сотрудников можно посмотрть и приобрести в интренет магазине «Менеджмент качества».

Для крупного предприятия:

Руководитель группы – руководитель службы качества организации, 100% рабочего времени уделяющий вопросам системы качества;

Участники группы – сотрудники службы качества, 100% времени уделяющие вопросам построения системы качества.

Представители системы качества – в состав рабочей группы не входят, а выполняют задания руководителя и участников рабочей группы. Представители системы качества это сотрудники подразделений организации. Для нормальной организации работ необходимо по одному сотруднику от каждого подразделения. Помимо основной работы они должны 5-10% своего рабочего времени уделять вопросам построения системы качества в своем подразделении.

Шаг 2. Так как анализ существующей ситуации в организации выполняется на предмет построения системы качества, то следующим шагом будет обучение участников рабочей группы менеджменту качества и требованиям стандартов ИСО серии 9000. Руководитель рабочей группы и ее участники должны быть обучены обязательно, т.к. анализ существующего положения дел и разработка системы качества будет являться их основной задачей.

Шаг 3. Для того, чтобы понять на сколько сильно существующая деятельность в организации отличается от требований стандарта ИСО 9001:2008 необходимо провести анализ текущей ситуации. Сбор исходных данных проводится, в основном, двумя методами — анкетированием и проведением интервью. Наиболее эффективно использовать оба метода, сначала провести анкетирование, а после этого уточнить необходимую информацию в ходе бесед с сотрудниками. Ответственными за анкетирование и проведение интервью являются участники рабочей группы.

Можно конечно всего этого не делать, но в таком случае участники рабочей группы должны на основании своих знаний о работе подразделений провести такой анализ.

Результатом анализа может являться отчет, либо иной документ, в котором по каждому требованию стандарта будет указано, каким образом оно реализовано и какова глубина реализации этого требования в различных подразделениях организации.

Анализ текущей ситуации должен выявить:

основные производственные процессы организации;

вспомогательные процессы и процессы обеспечения;

наиболее критические бизнес-процессы с точки зрения системы качества;

наличие и актуальность регламентирующей документации (стандарты предприятия, инструкции, положения о подразделениях, должностные инструкции и т.п.);

существующее распределение ответственности, полномочий и ресурсов по процессам организации.

Критерии оценки эффективности системы менеджмента качества

Оценка эффективности систем менеджмента качества, как и любых системных преобразований в деятельности организации, является весьма непростой задачей. Хотя улучшения в результате регуляризации деятельности реально (а не формально) поставленной системы менеджмента качества должны быть ощутимы качественно, системный эффект трудно измерим количественно.

Поэтому отцы менеджмента качества скептически относились к этим попыткам: «Тот, кто намеревается оценить в денежном выражении все выгоды, которые будут год за годом нарастать в компании в результате постановки новой модели управления, вводит себя в заблуждение. Он должен знать еще до того, как он начнет эту программу, что сможет количественно описать только тривиальную часть этих выгод!» (Э. Деминг).

Зачастую используются следующие количественные (измеримые) оценки:

• сокращение количества уровней управления компанией;
• повышение стоимости бизнес-системы с точки зрения финансового инвестора — рост стоимости на 30-120% по оценкам инвесторов (исходя из предложений о покупке);
• 2-3 кратное снижение сроков и затрат на разработку и внедрение IT-систем;
• 2-3-кратное снижение сроков и стоимости подготовки системы качества к сертификации на соответствие требованиям стандартов серии ISO 9000;
• снижение издержек от 10 до 40% в денежном выражении;
• снижение времени цикла поставок (OTD — on-time-Delivery) с повышением вероятности своевременного исполнения заказа от 5 до 50%.

Помимо количественных результатов, важны и качественные, к которым можно отнести следующие:

• разгрузка высших руководителей, «деперсонификация» системы управления;
• достижение прозрачности и управляемости бизнес-системы;
• бизнес-система приобретает «целенаправленность», то есть фокусировку на достижение целей, установленных акционерами;
• повышение инвестиционной привлекательности бизнес-системы;
• уменьшение времени реакции бизнес-системы на изменения окружающей среды, например, TTM — время вывода на рынок новых продуктов (Time-To-Market);
• четкая формализация требований к работникам (соответственно, возможность построения эффективной системы мотивации);
• четкое разграничение и балансировка полномочий и ответственности;
• оптимизация документооборота (исключение ненужных документов и, наоборот, введение регулярной управленческой отчетности по ключевым аспектам бизнеса и управления).

Субъект управления

Назначение субъекта управления — обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Управляемость — способность системы воспринимать управляющее воздействие и реагировать на него соответствующим образом.

Субъекты управления — центры активности, центры ответственности.

Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководителем может быть как формальный, так и неформальный лидер коллектива. В свою очередь, субъект управления может быть и объектом у правления (для вышестоящих руководителей).

Главная цель функционирования субъекта управления — выработать управленческое решение, которое обеспечивает эффективность функционирования системы в целом.

Цели субъекта управления рассматриваются на 2 уровнях:

1. на интегративном уровне — субъект управления функционирует для того, чтобы привести систему к поставленным перед ней целям, поэтому степень достижения целей системы в целом является критерием эффективности функционирования субъекта управления;
2. на локальном уровне (на уровне самой системы).

Требования к субъекту управления:

1. субъект управления должен реализовывать закон необходимого разнообразия (количественная сторона);
2. система управления должна иметь все те свойства и характеристики, которые присущи кибернетической системе (данные требования характеризуют качественную сторону):
   • единство;
   • целостность;
   • организованность;
   • эмерджентность.
3. субъект управления должен быть принципиально активным, который знает цели, знает пути их достижения и постоянно генерирует функции. Принципиально активная система состоит из активных элементов;
4. система управления должна быть всегда центром ответственности;
5. субъект управления должен быть законопослушным;
6. субъект управления должен быть более высокого социально-культурного уровня по отношению к внешней среде, чтобы быть способным адекватно реагировать на воздействие внешней среды и влиять на развитие этого уровня;
7. субъект управления должен иметь более высокий по отношению к объекту творческий и интеллектуальный потенциал.

1. система целей управления;
2. функциональная модель системы управления;
3. структурная модель;
4. информационная модель;
5. модель коммуникаций (системы отношений);
6. модель эффективности;
7. механизм управления;
8. операционная (технологическая) модель.